AZ ÜZLETI FOLYAMATOK FEJLESZTÉSÉNEK SZAKASZAI
2021.10.22.
Az üzleti folyamatok fejlesztése (Business Process Improvement - BPI) egy olyan menedzsment gyakorlat, amelyben a vállalati vezetők elemzik a különböző eljárásokat annak érdekében, hogy meghatározzák azokat a területeket, ahol javíthatják a folyamat pontosságát és hatékonyságát.
Az üzleti folyamatoknak állandóan fejlődniük kell ahhoz, hogy a lehető leghatékonyabban alkalmazkodjanak az ügyfelek elégedettségéhez és összhangban maradjanak az általános üzleti stratégiával. Vállalkozásunk a belső folyamatfejlesztési módszerek segítségével csökkentheti a folyamatok időszükségletét, kiiktathatja a szükségtelen lépéseket. A folyamatok fejlesztése révén az előállított termékünk, vagy szolgáltatásunk minősége javulni fog. A BPI a kisebb lépésekben lezajló változásmenedzsment helyett arra törekszik, hogy drasztikus átalakulást vezessen be a szervezet teljesítményében.
Az üzleti folyamatok típusai
• Működési folyamatok
Magában foglalja az alaptevékenységet és létrehoz egy értékfolyamot, például az ügyfelek megrendeléseit, a számlák megnyitását, a gyártást.
• Menedzsment folyamatok
Ide tartoznak az olyan folyamatok, mint a vállalatirányítás, a költségvetés és az alkalmazottak felügyelete.
• Támogatási folyamatok
Ide tartoznak azok a folyamatok, amelyek más folyamatokat támogatnak, mint például a könyvelés, toborzás, műszaki támogatás.
Az üzleti folyamatfejlesztés körforgása
Átfogó vizsgálat
Elsőként magas szinten kell elemezni az üzleti folyamatokat, hogy azonosíthatóak legyenek a javítandó területek, melyek problémát vagy potenciális kockázatot rejtenek. Az elemzés egyik hatékony formája a folyamatellenőrzés elvégzése lehet, amelynek eredménye irányíthatja a priorizálást.
Részletes elemzés
A javítás részleteinek kidolgozásához számos módszertan közül lehet választani (operatív felmérések, ok-okozati elemzések). A következő kérdéseket kell feltenni: Mely lépések hoznak létre akadályokat? Mely pontok veszik igénybe a legtöbb időt? Indokolatlanul nőnek-e a költségek és az erőforrások? Fennáll-e a minőségre gyakorolt romboló hatás?
Elkötelezettség és támogatás
A fejlesztés sikeréhez szükség van a felsővezetés támogatására. Ebben a szakaszban világosan be kell mutatni a változás szükségességét és azt, hogy ez miként befolyásolja a szervezetet. A fejlesztések időt vehetnek igénybe és erőforrásokat igényelhetnek, így a felső vezetés elkötelezettsége nélkül a továbblépés nem lehetséges.
A fejlesztési stratégia kialakítása
Legyen világos, hogy mit kell megváltoztatni, az ötletgyűjtés történjen az érintettek bevonásával. Ebben a fázisban a pénzügyi hatás- és kockázatelemzés alkalmazása segítséget nyújt a megoldási alternatívák mérlegelésében és szűkítésében. Fontos, hogy a célok legyenek reálisak és mérhetőek.
Időzített munkaterv
A szükséges erőforrás igényeket fel kell mérni és jóvá kell hagyni. A meglévő rendszerek, csoportok és folyamatok megváltoztatásához szükség van egy időzített munkatervre és csapatra.
Monitoring
A folyamatban lévő fejlesztéseket, valamint azok mérföldkövek szerinti előrehaladását nyomon kell követni. Amennyiben problémák merülnek fel, úgy szükség lehet azonnali beavatkozásra. A projektcsapattal való aktív kommunikáció fenntartása szintén elengedhetetlen mind a végrehajtási, mind az utókövetési fázisokban.
Részletek a hamarosan mindenki számára elérhető e-learning tananyagokban.
